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1. 공과 사를 구분한다.

컴퓨터를 사용하면 파일의 개인(Private)과 공용(Public)의 경계가 모호해진다. 이것을 방지하려면 애초에 폴더를 구분하는 것이 좋다.

2. 파일이름과 폴더이름을 지을 때 고민하자.

파일 관리에서 제목이 가장 중요하다. 이름을 대충 만들면 나중에 파일을 찾을 때 여러 개의 파일을 열어봐야 하는 불편함을 겪게 된다. 그래서 파일이름을 처음부터 고민해서 만들면 나중에 제목만 보고 파일의 내용을 알 수 있다.20XX년 사업계획 발표본 V1.5 (매출변경내용 반영본)_20201222

º 만든 날짜 8자리(연월일)는 파일명의 제일 뒤에(파일이름 앞에 날짜를 쓰지 않아도 나중에 작성/수정 날짜 등의 옵션으로 정렬 가능)

º 파일이름을 작성할 때 작성 버전을 표기할 것 (작성 버전은 메이저/마이너 업데이트를 고려해 소수점 형태로 표기)

º 중복되는 단어가 있다면 파일명의 제일 앞에 (보고서, 기안서 등 중복되는 단어로 그룹을 만들면 복잡하게 검색하지 않아도 찾을 수 있다.)

º 파일 종류마다 다른 방식으로 이름을 작성하는 방법 (사진은 날짜/시간으로, 업무 폴더는 이슈별로 정리하는 등 파일/폴더 종류에 따라 표기 기준을 다르게 한다.)

3. 정렬하려면 폴더에 숫자를 붙인다.

검색 기능이 있지만 대부분 만들어 둔 폴더에 들어가 파일을 생성/사용하는 경우가 있다. 그래서 폴더의 구성도 체계를 만든다. 이때 활용하는 방법이 폴더명에 숫자를 붙이는 방법이다. 관리 기준이 되는 폴더명의 제일 앞에는 앞자리는 대분류, 뒷자리는 소분류로 2자리 숫자와 함께 ‘ _ ’를 붙여 구분하면 폴더의 구조를 원하는 대로 구성할 수 있다.

4. 유지관리의 생활화

좋은 파일 관리체계를 만들어도 유지관리해야 한다. 기존 관리체계의 개선점을 반영해서 계속 수정해야 한다. 또한, 보유한 파일도 자주 현황을 파악하고 기존 파일을 수정/통합/삭제하는 작업을 해야 한다.

5. 정기적으로 백업한다.

파일을 한곳에 모아두면 관리 효율이 높아지지만, 하드웨어가 고장이 나면 데이터를 잃을 수 있다. 이것을 미리 방지하려면 백업해야 한다. 클라우드를 이용하면 이런 문제를 대비할 수 있다. 또는 외장하드를 사용하여 데이터 유실을 방지할 수 있도록 백업 계획을 마련해야 한다.

6. 파일을 저장하기 전에 검색해 본다.

위의 내용으로 파일 관리체계를 정립하면 적극 활용해야 한다. 컴퓨터에 저장한 파일의 수가 너무 많으면 같은 내용의 파일을 다시 내려받거나 만드는 경우가 많아진다. 그러므로 파일을 만들거나 내려받기 전에 이미 가졌는지 검색한다.

7. 사진 파일은 날짜/시간으로 이름을 짓는다.

사진 파일은 카메라마다 파일이름을 짓는 방식이 달라 관리하기 어렵다. 카메라에서 제공하는 생성일/시간을 이용한 저장 옵션을 선택하고 컴퓨터로 백업하면 백업할 때 파일이름의 중복을 막을 수 있고 나중에 정리할 때도 편하다. 폴더이름은 ‘날짜_간략한 제목’의 형태로 관리한다.

8. 폴더의 깊이와 넓이를 제한한다.

폴더의 깊이란 폴더가 몇 개의 레벨로 구성되었는가를 의미하고, 폴더의 넓이란 하나의 폴더에 같은 레벨의 폴더가 몇 개 있는가를 의미한다. 폴더의 넓이는 보통 10개, 깊이는 최고 3단계 이하로 구성했을 때 열람과 검색이 쉽다.